(1) Gửi và nhận bài qua phần mềm Tạp chí điện tử: Tác giả nộp bài cho Tạp chí qua Hệ thống quản lý tạp chí trực tuyến tại địa chỉ https://tapchidhnlhue.vn. Sau khi hoàn thành tất cả các bước trong quy trình nộp bài, tác giả liên hệ của bài báo sẽ được nhận 01 email tự động xác nhận rằng quy trình nộp bài đã hoàn tất.

(2) Thẩm định bản thảo đã gửi trên phần mềm Tạp chí điển tử: Sau khi bản thảo đã được ghi nhận trên hệ thống, thư ký và ban trị sự Văn phòng tạp chí sẽ rà soát về hình thức, định dạng, cấu trúc, sự trùng lặp, chính tả của bài báo so với quy định. (*Lưu ý:  Đối với kiểm tra sự trùng lặp: Nếu bài báo được kiểm tra có sự trùng lặp với phần mềm <~ 20% thì sẽ được chấp nhận; Nếu sự trùng lặp > 20% thì bản thảo sẽ được thông báo đến tác giả chỉnh sửa); và gửi ý kiến đến Tổng biên tập và Phó tổng biên tập để xem xét nội dung và quyết định đưa bản thảo đó vào quy trình bình duyệt.

+ Trường hợp 1: Quyết định từ chối đưa bản thảo vào quy trình bình duyệt được quyết định bởi Tổng biên tập. Sau khi nhận được quyết định từ chối của Tổng biên tập, Ban trị sự Tạp chí sẽ thông báo đến tác giả liên hệ qua hệ thống quản lý tạp chí trực tuyến hoặc bằng email.

+ Trường hợp 2: Quyết định đồng ý đưa bản thảo vào quy trình bình duyệt được quyết định bởi Tổng biên tập. Sau khi nhận được quyết định chấp nhận của Tổng biên tập, Ban trị sự Tạp chí sẽ thông báo đến tác giả liên hệ qua hệ thống quản lý tạp chí trực tuyến hoặc bằng email, và hướng dẫn cụ thể về các bước tiếp theo trong quy trình bình duyệt bài.

(3) Phản biện trên phần mềm Tạp chí điện tử: Tổng Biên tập và Phó tổng biên tập truy cập tài khoản quản lý tạp chí của mình, sau đó thực hiện chỉ định 02 chuyên gia phản biện đúng chuyên môn hoặc chuyên môn gần với bản thảo gửi bình duyệt trên hệ thống phần mềm tạp chí. Chuyên gia phản biện nhận được email thông báo mời phản biện và truy cập phần mềm tạp chí để thực hiện bình duyệt bản thảo bài báo theo các tiêu chuẩn, thể lệ (bằng phiếu nhận xét phản biện) và thời gian quy định không quá 21 ngày. Kết quả phản biện của chuyên gia đưa ra ý kiến về chất lượng bài báo trên phần mềm tạp chí theo các phương án sau:

+ Bài viết được chấp nhận đăng và không cần phải sửa chữa, bổ sung

+ Bài viết được chấp nhận đăng với điều kiện phải sửa chữa, bổ sung theo yêu cầu của phản biện

+ Bài viết các được sửa chửa, bổ sung và hoàn thiện lại, nộp lại cho Tạp chí để phản biện lần hai

+ Bài viết không được chấp nhận đăng.

(4) Xử lý kết quả phản biện trên phần mềm quản lý tạp chí điện tử: Sau khi các phản biện gửi kết quả trên phần mềm, Thư ký và ban trị sự vào kiểm tra kết quả phản biện và xử lý theo các trường hợp sau:

+ Trường hợp 1: Bài viết được hai phản biện đồng ý chấp nhận đăng

Ban trị sự thông báo đến tác giả qua hệ thống quản lý tạp chí trực tuyến, yêu cầu tác giả hoàn thiện bài báo theo ý kiến phản biện trong vòng 10 ngày và gửi lại bài báo đã hoàn thiện qua hệ thống phần mềm quản lý tạp chí trực tuyến. Sau khi nhận được bài báo đã hoàn thiện, Ban trị sự báo cáo Tổng biên tập và Phó tổng biên tập để quyết định chấp nhận đăng bài qua hệ thống quản lý tạp chí trực tuyến.

+ Trường hợp 2: Bài viết được một phản biện đồng ý, một phản biện không đồng ý

Ban trị sự báo cáo đến Tổng biên tập và Phó tổng biên tập để quyết định theo 02 phương án sau:

- Gửi phản biện thứ ba: Tiếp tục đánh giá bản thảo, quyết định chấp nhận hoặc không chấp nhận phụ thuộc vào kết quả của phản biện 3. Nếu phản biện 3 đồng ý thì Tổng biên tập sẽ quyết định chấp nhận đăng, ngược lại nếu phản biện 3 đồng ý thì Tổng biên tập sẽ quyết định từ chối đăng.

- Không chấp nhận đăng bài: Tổng biên tập và Phó tổng biên tập quyết định không chấp nhận đăng bài qua hệ thống quản lý tạp chí trực tuyến, gửi các ý kiến của phản biện không đồng ý và đồng ý, và ý kiến của Ban biên tập Tạp chí về lý do không chấp nhận đăng bài.  

+ Trường hơp 3: Cả hai phản biện không đồng ý chấp nhận đăng

 Tổng biên tập và Phó tổng biên tập quyết định không chấp nhận đăng bài qua hệ thống quản lý tạp chí trực tuyến, gửi các ý kiến của phản biện không đồng ý và ý kiến của Ban biên tập Tạp chí về lý do không chấp nhận đăng bài.

(5) Xử lý bài được chấp nhận đăng trên phần mềm quản lý tạp chí điện tử: Các bản thảo được chấp nhận đăng sẽ thực hiện xử lý trên phần mềm như sau:

+ Thư ký và ban trị sự sẽ gửi kết quả chấp nhận đăng đến tác giả/nhóm tác giả thông qua phần mềm Tạp chí, các tác giả sẽ nhận được kết quả phản biện qua email hoặc truy cập tài khoản cá nhân của mình trên phần mềm để biết thông tin kết quả phản biện. Trong khi thông báo chấp nhận đăng, tòa soạn sẽ gửi thêm các ý kiến và yêu cầu chỉnh sửa bản thảo theo góp ý của phản biện và tòa soạn.

+ Sau 10 ngày bài viết được chấp nhận đăng, nếu tác giả không gửi lại bài báo hoàn thiện theo góp ý của phản biện và Ban biên tập, bài báo sẽ bị từ chối đăng.

+ Nếu sau 10 ngày, Tạp chí nhận được bài báo hoàn thiện của tác giả thì Ban trị sự sẽ kiểm tra lại bài báo về định dạng, lỗi chính tả, tài liệu tham khảo...để liên hệ tác giả hoàn thiện bài báo 01 lần nữa trong vòng 07 ngày. Sau khi nhận được bài báo đã được hoàn thiện, Ban trị sự sẽ trình bài báo lên Tổng biên tập và Phó tổng biên tập để thẩm định bài để quyết định chấp nhận xuất bản hay không.

Trường hợp 01: Chấp nhận cho xuất bản, Ban trị sự sẽ thông báo cho tác giả liên hệ biết về việc xuất bản trong tập nào, số mấy của năm xuất bản, và thời gian dự kiến sẽ xuất bản bài báo điện tử thông qua phần mềm quản lý tạp chí điện tử. Các tác giả sẽ nhận được thông báo qua email và tài khoản cá nhân trên phần mềm tạp chí.

Trường hợp 02: Không chấp nhận cho xuất bản vì phát hiện các lý do vi phạm bản quyền, đạo đức nghiên cứu khoa học, hoặc các lỗi về nội dung nghiêm trọng mà bài báo không thể xuất bản được. Trong trường hợp này, Ban trị sự sẽ thông báo đến tác giả đầy đủ lý do và minh chứng để tác giả giải trình và phối hợp với tạp chí trong việc không xuất bản hoặc tiếp tục xuất bản trên tạp chí điện tử.